Messagerie et outils collaboratifs

Les symptômes qui amènent à en parler

Une adresse en nom de fournisseur d'accès ou en nom de service gratuit, alors que l’entreprise a un nom de domaine. C’est la première chose que voit un client, et ça coûte de la crédibilité à chaque envoi.

Les pièces jointes trop lourdes, le document envoyé en quatre versions successives, et la question « tu as la dernière ? » qui revient tous les jours. Le courriel sert alors d’espace de stockage, ce pour quoi il est très mauvais.

Et la boîte partagée qui n'existe pas : le contact de l'entreprise arrive sur la messagerie personnelle d’une seule personne, donc rien ne se traite quand elle est absente, et tout part avec elle quand elle s’en va.

Ce que nous mettons en place

• Des adresses à votre nom de domaine. Une adresse par personne, plus les adresses de fonction, accueil, comptabilité, commercial, qui appartiennent à l’entreprise et pas à un salarié.
• Les boîtes partagées. Plusieurs personnes traitent la même boîte, voient ce qui a déjà été répondu, et répondent au nom de l’entreprise. Rien ne s’arrête pendant les congés.
• Les agendas et les ressources. Agendas partagés par équipe, réservation d’une salle ou d’un véhicule, disponibilité visible sans avoir à demander.
• Le partage de fichiers. Un seul fichier, modifié par plusieurs personnes, avec son historique de versions, et un lien partagé à un client plutôt qu’une pièce jointe de quarante mégaoctets.
• La double authentification. C'est la mesure qui arrête la quasi-totalité des piratages de messagerie. Nous la déployons sur tous les comptes, en l’expliquant aux équipes plutôt qu’en la leur imposant du jour au lendemain.
• La configuration du nom de domaine. Les réglages qui empêchent un tiers d’envoyer des courriels en se faisant passer pour vous, et qui évitent que les vôtres arrivent en indésirables chez vos clients.

La migration, sans perdre de courriels

C'est la crainte, et elle est légitime. Les anciens messages, les contacts et les agendas sont transférés dans les nouvelles boîtes avant la bascule, puis une seconde passe récupère ce qui est arrivé entre-temps.

L'ancienne messagerie reste accessible quelques jours, le temps de vérifier. Nous basculons en fin de journée ou en fin de semaine selon votre activité, et nous passons sur les postes pour reconfigurer ce qui doit l’être.

Et nous montrons aux gens où sont leurs affaires. Une migration techniquement réussie dont personne ne retrouve ses dossiers est une migration ratée.

Ce que votre fournisseur ne sauvegarde pas

C'est le malentendu le plus répandu. Microsoft garantit la disponibilité du service et la résistance de ses propres machines. Il ne garantit pas de vous rendre un courriel que vous avez supprimé il y a six mois, ni un dossier vidé par erreur après la fin du délai de corbeille.

Une sauvegarde des boîtes et des fichiers partagés est donc un élément à part entière. Nous la mettons en place et nous testons la restauration, au même titre que pour un serveur.

Et ensuite, quelqu’un à appeler

L'intérêt de passer par nous plutôt que de souscrire en ligne tient à ce qui vient après : un compte à créer quand quelqu’un arrive, un compte à fermer proprement quand quelqu’un part, une boîte à partager, un envoi qui n’arrive pas.

Nous intervenons en moins de 24 heures ouvrées, et la plupart de ces demandes se traitent à distance dans la journée. Vous appelez le 05 36 200 200, pas un formulaire.