Former vos équipes

Ce qui se passe quand personne ne forme

Chaque entreprise a ses contournements. Le fichier recopié sur le bureau parce que le partage réseau « ne marche pas », la pièce jointe envoyée trois fois parce qu’elle est trop lourde, le document retapé à la main faute de savoir le convertir.

Ces habitudes coûtent du temps tous les jours et créent des risques : des versions différentes du même fichier, des données en dehors des sauvegardes, des pièces jointes qui circulent là où elles ne devraient pas.

Elles ne se corrigent pas par une note de service. Elles se corrigent en montrant, une fois, à la personne concernée, sur son poste, avec ses propres fichiers.

Ce que nous formons

• Les bases qui manquent. Organiser ses fichiers, retrouver un document, travailler à plusieurs sur le même fichier sans en faire quatre copies, utiliser correctement un dossier partagé.
• La messagerie. Classer, retrouver, gérer les pièces jointes lourdes, le carnet d’adresses, les signatures, les réponses automatiques, et le partage d’un agenda qui fonctionne vraiment pour toute l’équipe.
• Les réflexes de sécurité. Reconnaître un courriel frauduleux, vérifier un changement de coordonnées bancaires, comprendre la double authentification au lieu de la subir, et savoir qui prévenir quand quelque chose semble anormal.
• Les outils que vous venez d’installer. Un nouveau standard téléphonique, un nouveau partage de fichiers, une nouvelle messagerie : la formation fait partie de la mise en service, sinon l’outil est mal utilisé dès le premier jour et le pli est pris.
• Le référent interne. Dans beaucoup de structures, une personne devient naturellement celle qui aide les autres. L’outiller, lui montrer ce qu’elle peut traiter seule et ce qu’elle doit nous passer, fait gagner du temps à tout le monde.

Comment nous nous y prenons

Sur site, sur vos postes, avec vos fichiers. Une formation faite sur un environnement de démonstration se perd dès le retour au bureau, parce que rien ne ressemble à ce qu’on a vu.

En petits groupes, ou en individuel quand le niveau est très différent d'une personne à l’autre. Mélanger quelqu’un qui débute et quelqu’un qui maîtrise fait perdre les deux.

Par séances courtes plutôt qu'une longue journée. On retient mieux deux heures suivies de pratique qu’un après-midi entier dont on ressort saturé.

Et nous laissons une trace écrite, courte, adaptée à votre installation, pas un manuel générique de quarante pages que personne n’ouvrira.

Le cas particulier des collectivités et des petites équipes

Dans une mairie, une association ou un cabinet de trois personnes, il n'y a pas de service informatique et pas de budget de formation dédié. Les outils changent quand même, et les obligations aussi.

L'accompagnement est alors plus simple et plus fréquent : quelques heures au moment du changement, puis une disponibilité quand une question se pose. Nous connaissons ces structures, nous en accompagnons dans tout le Gers.

Former ou dépanner, c’est le même travail

Nous formons parce que nous dépannons. Quand les mêmes questions reviennent chez le même client, ce n’est pas un problème d’utilisateur, c’est un besoin de formation que personne n’a traité.

Et quand une difficulté dépasse la formation, nous intervenons en moins de 24 heures ouvrées, souvent à distance dans la foulée de l’appel.